Scalabilita nel recruitment: Come il tuo team cresce senza perdere qualita
La tua agenzia cresce. Da 3 a 8 recruiter in 18 mesi. Il fatturato sale. Ma i clienti si lamentano: “La qualita non e piu quella di prima.”
Ti suona familiare?
Il dilemma della scalabilita nel recruitment: ogni nuovo recruiter che assumi porta volume, ma la qualita per shortlist diminuisce. Il tuo senior consegna liste di candidati perfette. Il tuo junior consegna un mix di buoni e rumore. La stessa posizione, risultati completamente diversi.
La differenza non sta nel talento o nella motivazione. La differenza sta nella conoscenza del mercato che si trova nelle teste invece che nei sistemi.
Perche le agenzie di recruitment non scalano
La maggior parte delle agenzie di recruitment si blocca tra 5 e 15 dipendenti. Non per mancanza di clienti, ma per un difetto fondamentale di scalabilita: la conoscenza sta nelle persone, non nei processi.
Il problema della conoscenza del mercato
Un recruiter senior conosce il mercato dopo 5 anni. Sa per quale tipo di azienda i candidati maturano esperienza rilevante. Vede in 10 secondi se un profilo corrisponde. Quella conoscenza sta nella sua testa, non in un sistema.
Un recruiter junior deve ricostruire quella conoscenza. Titolo per titolo. Settore per settore. Ci vogliono 6-12 mesi.
Nel frattempo consegna shortlist con il 40-50% di candidati irrilevanti. I clienti lo notano. Tu devi controllare ogni shortlist prima che esca. Il tuo tempo diventa il collo di bottiglia.
Il problema del turnover
Il recruitment ha uno dei tassi di turnover piu alti di tutti i settori. Circa il 25% dei recruiter cambia datore di lavoro ogni anno.
Ogni volta che qualcuno se ne va, se ne va anche la sua conoscenza del mercato. Tutti quei mesi di formazione, tutta quell’esperienza, tutti quegli insight — persi. La persona nuova ricomincia da zero.
Continui a investire nella stessa cosa.
Il dilemma del controllo
Vuoi crescere in modo scalabile, ma questo significa:
- Assumere recruiter junior (piu economici, piu disponibili)
- Controllare le loro shortlist (altrimenti escono cose scadenti verso i clienti)
- Dare feedback per posizione (altrimenti non imparano)
Questo ti costa 1-2 ore al giorno. Con 5 junior e mezzo FTE solo per il controllo qualita.
L’alternativa: assumere senior. Ma sono scarsi, costosi e spesso non disposti a lavorare per una piccola agenzia.
Le 3 fasi della crescita di un’agenzia
Fase 1: Guidata dal fondatore (1-3 FTE)
Sei tu il miglior recruiter. I clienti ricevono la tua qualita. Conosci il mercato, sai cosa e rilevante, consegni. Il problema: il tuo tempo e il collo di bottiglia.
Puoi gestire 15-20 posizioni attive. Non di piu. Vuoi piu fatturato, servono piu persone.
Fase 2: Team misto (4-10 FTE)
Assumi junior e medior. Loro eseguono, tu correggi la rotta. La qualita diventa variabile. Alcune shortlist sono ottime. Altre no. I clienti non sanno cosa aspettarsi.
Dedichi il 30-50% del tuo tempo alla revisione e al coaching. La domanda che ti poni: “Come rendo tutto questo piu consistente?”
Fase 3: Sistematizza o fallisci (10+ FTE)
Con 10+ recruiter non puoi piu controllare tutto personalmente. Devi fare delle scelte:
- Basato sui processi: workflow rigorosi, template, checklist. Funziona per attivita standard, ma il matching resta difficile.
- Basato sulle persone: assumere solo recruiter esperti. Costoso, scarso, difficile da mantenere.
- Abilitato dalla tecnologia: conoscenza del mercato nei sistemi, non nelle teste.
La maggior parte delle agenzie rimane bloccata all’opzione 1 o 2. L’opzione 3 fino a poco tempo fa non era possibile.
Perche la conoscenza del mercato non scala
Il problema di fondo: il contesto sui datori di lavoro e conoscenza esperienziale.
Un senior sa che “Account Manager presso un’enterprise SaaS scale-up” non e la stessa cosa di “Account Manager presso una PMI software consultancy”. Vede la differenza. Non puo spiegarla a un junior in una checklist.
Il problema sta in questi 4 fattori:
1. I datori di lavoro sono sconosciuti
In una ricerca casuale di 800 profili, un recruiter senior conosce forse 200 datori di lavoro. Un junior ne conosce 30. Per i restanti 570-770 datori di lavoro tirano a indovinare.
Cercano su Google. Chiedono ai colleghi. Assumono che vada bene. A volte va bene. Spesso no.
2. I titoli mentono
“Sales Manager” nell’azienda A vende software enterprise da EUR 500K con cicli di vendita di 18 mesi. “Sales Manager” nell’azienda B vende licenze da EUR 5K con cicli di 2 settimane. Stesso titolo. Profili completamente diversi.
Senza contesto sul datore di lavoro non puoi valutare un titolo.
3. I trasferimenti sono sottili
L’esperienza in un’azienda enterprise SaaS si trasferisce a un’altra organizzazione enterprise SaaS. Ma non a una PMI di prodotto. Un senior lo vede. Un junior no.
Il candidato sembra buono sulla carta. Il titolo corrisponde. Gli anni di esperienza corrispondono. Ma il tipo di esperienza non corrisponde.
4. La formazione non funziona
Non puoi “formare” un junior per conoscere 500 datori di lavoro. E conoscenza esperienziale. Devono costruirla posizione per posizione, anno dopo anno.
Quando la conoscono, sono senior. E forse se ne vanno.
Scalabilita = sistematizzare la conoscenza del mercato
La soluzione non sta in piu persone o processi migliori. La soluzione sta nel togliere la conoscenza del mercato dalle teste e metterla nei sistemi.
E se il tuo junior avesse lo stesso contesto aziendale del tuo senior?
Non dopo 5 anni, ma subito. Per candidato. Automaticamente.
SourceLens analizza gli ultimi 8 datori di lavoro di ogni candidato su 18 dimensioni:
- Tipo di organizzazione: Startup, scale-up, PMI, corporate
- Mercato: B2B/B2C, enterprise/PMI, settore
- Modello di vendita: Inside, field, consulenziale, transazionale
- Complessita: Deal size, ciclo di vendita, stakeholder
- Prodotto: SaaS, servizio, prodotto, proposizione
- Fase di crescita: Early-stage, in crescita, maturo
Questo contesto viene aggiunto automaticamente al profilo del candidato, prima che inizi il matching.
Il risultato: il tuo junior vede in 8 secondi cio che il tuo senior ha imparato in anni.
Da indovinare a sapere
Senza contesto aziendale:
“Account Manager presso TechFlow Solutions” — sembra bene, ma cosa fa TechFlow? B2B o B2C? Enterprise o PMI? SaaS o prodotto? Il tuo junior non lo sa. Cerca su Google, o tira a indovinare.
Con contesto aziendale:
“Account Manager presso TechFlow Solutions — B2B SaaS scale-up, deal EUR 50K-250K, cicli di vendita 6-12 mesi, clienti enterprise, vendita consulenziale.”
Il tuo junior non deve indovinare. Lo vede. Subito. Per ogni candidato.
Qualita consistente su tutto il team
Non importa piu se la posizione viene gestita dal tuo senior o dal tuo junior. Entrambi hanno accesso allo stesso contesto aziendale. Entrambi possono fare matching basato su esperienza rilevante, non solo sul titolo.
La shortlist che va al cliente e di qualita consistente.
Workflow standardizzati che funzionano davvero
Il secondo elemento della scalabilita: processi ripetibili per il matching.
Il Matching Criteria Wizard di SourceLens ti permette di definire per ogni posizione:
- Filtri rigidi — requisiti non negoziabili (es. “Minimo laurea, esperienza nel settore assicurativo”)
- Esclusioni — cosa non vuoi, con sfumature (es. “Nessuna esperienza manageriale, tranne team operativi”)
- Criteri ponderati — cosa e davvero importante, con percentuali (es. “Background datore di lavoro rilevante” 40%, “Esperienza vendita consulenziale” 35%, “Clienti enterprise” 25%)
Non e un vago “deve essere un buon fit”. E una rubrica di valutazione concreta che funziona allo stesso modo per ogni membro del team.
Il tuo senior la usa. Il tuo junior la usa. L’output e consistente.
Da controllo a garanzia di qualita
Con criteri standardizzati non devi piu controllare manualmente ogni shortlist.
L’AI filtra l’80% dei candidati. Tu revisioni solo il miglior 20%. Risparmi 1-2 ore al giorno. Con 5 junior e mezzo FTE che recuperi.
Onboarding piu veloce: Junior produttivo nella settimana 2
Senza contesto aziendale ci vogliono 6-12 mesi prima che un nuovo recruiter conosca il mercato.
Con SourceLens: sono produttivi dal giorno 1.
Non devono conoscere il mercato. Il sistema conosce il mercato. Seguono i criteri che tu definisci. Consegnano shortlist di livello senior, senza l’esperienza senior.
L’onboarding si accorcia da 6 mesi a 2 settimane.
Esempio: Un nuovo junior inizia
Lunedi: inizia. Martedi: riceve una posizione per “Enterprise Account Manager presso un’azienda scale-up SaaS”.
Senza SourceLens: passerebbe 2 settimane a scoprire quali aziende sono paragonabili, quali candidati sono rilevanti e come valutarlo.
Con SourceLens: carica 800 profili. SourceLens analizza ogni datore di lavoro. I criteri di matching sono gia impostati. Vede una shortlist di 80 candidati con punteggi e motivazioni. Giorno 3: consegna la prima shortlist.
La controlli. E buona. Da quel momento questo junior puo consegnare autonomamente.
ROI: Esempio di calcolo
Situazione: 5 recruiter, di cui 3 junior e 2 senior.
Costi SourceLens Professional: EUR 249/mese per tutto il team.
Cosa rende:
Risparmio di tempo
- Junior: da 3 ore a 45 minuti per ricerca = 2,25 ore risparmiate x 10 ricerche/settimana x 3 junior = 67,5 ore/settimana
- Tempo revisione agenzia: da 10 ore a 3 ore/settimana = 7 ore/settimana
- Totale: 74,5 ore/settimana risparmiate
Guadagno di qualita
- Le shortlist dei junior passano dal 50% all’80% di rilevanza
- Meno reclami, meno rework, meno conversazioni “questo candidato alla fine non va bene”
- La retention dei clienti migliora (qualita consistente = clienti soddisfatti)
Guadagno di scalabilita
- Nuovi recruiter produttivi in 2 settimane invece di 6 mesi
- 1 recruiter in piu all’anno reso produttivo = 1-2 placement in piu/mese
- Con fee di EUR 10K per placement: EUR 10K-20K/mese di fatturato aggiuntivo
Calcolo ROI:
- Investimento: EUR 249/mese
- Ritorno: EUR 10K-20K/mese (1 placement extra da onboarding piu veloce)
- ROI: 40-80x
La scalabilita inizia dal contesto
Le agenzie che cresceranno nei prossimi 5 anni non sono quelle con piu recruiter. Sono quelle che sistematizzano la conoscenza del mercato.
La conoscenza non puo stare nelle teste. Deve stare nei sistemi. In modo che:
- Ogni recruiter abbia accesso allo stesso contesto
- I nuovi dipendenti siano subito produttivi
- La qualita non dipenda dall’esperienza
- La crescita non significhi che tu diventi il collo di bottiglia
SourceLens e quel sistema.
Dai a tutto il tuo team contesto aziendale che normalmente richiede anni per essere costruito. Ottieni shortlist consistenti, indipendentemente da chi gestisce la posizione. Puoi scalare senza che la qualita diminuisca.
La scalabilita non e piu persone. La scalabilita e sistematizzare.
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Arthur Balabrega e fondatore di SourceLens e lavora nel recruitment da 20 anni. Ha costruito SourceLens perche vedeva che la conoscenza del mercato e il piu grande collo di bottiglia per la crescita — e che questo puo essere risolto sistematizzando il contesto aziendale.